Medline Europa, Sede europeia da Medline dedicada ao fabrico e distribuição de produtos médicos e cirúrgicos em mais de 27 países e com mais de 1.500 funcionários, conseguiu poupar mais de 300 mil euros em despesas de gestão de viagens de negócios graças à implementação da solução Destinux de Consulte Viagens de negócios.

A Medline Europe implementou o Destinux para resolver problemas de gestão de viagens de negócios que eram administrativos/financeiros, má alocação de custos de viagem entre funcionários e divisões corporativas, incumprimento de viagens e mau atendimento ao cliente no caso de quaisquer eventos imprevistos para os funcionários.

Desde a sua implementação, a Destinux permitiu-lhes obter poupanças entre 13 e 24% dependendo do país na gestão de viagens de negócios. Isso foi possível graças a uma correta alocação de despesas e a uma digitalização de processos que resultou na automatização de autorizações e melhor cumprimento das políticas de viagens, além de melhorar o atendimento às pessoas, antes, durante e depois da viagem.

Contexto e solução para necessidades específicas ao nível do utilizador e da gestão

A Medline Europe, com um volume anual de viagens europeias de 1,8 milhões de euros, estava a ter dificuldades em gerir as suas viagens devido à falta de tecnologia e de serviço personalizado.

A empresa de assistência médica recorreu à Consultia para resolver os problemas que tinha na gestão das deslocações da sua empresa, tanto administrativas como financeiras (desequilíbrios nas despesas, falta de consolidação dos pagamentos, dificuldades que geravam trabalho adicional ao departamento com custos adicionais associados) e insatisfação no grupo de funcionários que tiveram que viajar devido ao mau serviço prestado pelo antigo prestador de serviços de viagens.

Com a implementação de Destinux, a solução SaaS (software como serviço) da Consultia Business Travel, a empresa conseguiu resolver necessidades específicas graças aos diferentes módulos Destinux, tanto ao nível do utilizador para poder fazer reservas pessoais como individuais. bem como a nível de gestão, com módulos que automatizam a sua política de viagens e autorizações internas e facilitam a obtenção de relatórios de custos e viagens atualizados e digitalizados. Além disso, permitiu-lhes ter toda a informação financeira integrada e disponível a todo o momento, de forma estruturada e consolidada num só local.

Por último, toda a equipa Medline beneficia da assistência profissional de um Personal Travel Assistant que os aconselha, gere as suas reservas e resolve qualquer incidente durante as suas viagens, bem como de um especialista MICE que os ajuda a organizar as suas viagens e os eventos especiais que realizam. . e um número de telefone de emergência 24 horas para ajudá-los em trânsito.

Benefícios obtidos: economia de tempo e dinheiro

Graças a todas as funcionalidades do Destinux, a empresa afirma ter melhorado significativamente o tempo gasto na solicitação de reserva, escolha de opções, solicitação de autorizações, recebimento de passagens. Após a sua implementação, todo este processo é mais rápido e centralizado a partir do Destinux ou do contacto direto com o Personal Travel Assistant. Do ponto de vista do utilizador, a diretora financeira da Medline, Mariví Martín-Hordanza, destaca “o trabalho do assistente pessoal de viagens, que está sempre disponível, que responde às nossas dúvidas e nos ajuda nas reservas”. Do lado empresarial, “agradecemos ter reduzido o tempo de gestão de reservas, aprovações, envio de faturas e poder preparar relatórios detalhados” e “a insatisfação das pessoas que viajam transformou-se em satisfação”.

Graças às implementações estabelecidas pela Consultia Business Travel, a Medline calcula ter conseguido poupar mais de 15%, conforme explica o seu diretor financeiro: “as poupanças provêm principalmente da digitalização de processos que poupam tempo ao viajante. , o autorizador e o departamento administrativo e financeiro e a maior e melhor oferta nos produtos à sua escolha”.

Os bons resultados que a Destinux lhes proporcionou em Espanha levaram a empresa a alargar o serviço ao resto da Europa: Portugal, República Checa, Eslováquia, Itália, Reino Unido, Irlanda, Alemanha, França, Áustria, Holanda, Bélgica, Suíça e Suécia.

Você pode acessar o estudo de caso completo aqui